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一、发布会宣传线 召开发布会,其实就好比搭起台子唱戏,如何想让这场戏让更多人来看,那就需要靠吆喝了。因此,想让发布会的影响力更大,宣传工作尤为重要。按照一般的宣传节奏,发布会宣传一般分为预热期、举办期和延续期,基本上也就是会前、会中和会后环节。确立发布…

超级干货:如何成功举办一场发布会

一、发布会宣传线
       召开发布会,其实就好比搭起台子唱戏,如何想让这场戏让更多人来看,那就需要靠吆喝了。因此,想让发布会的影响力更大,宣传工作尤为重要。按照一般的宣传节奏,发布会宣传一般分为预热期、举办期和延续期,基本上也就是会前、会中和会后环节。
确立发布会宣传之前,我们首先要了解此次召开发布会的目的和背景、参会人员的特点和痛点,从而定下整体传播策略,这个策略可以与发布会主题完全一致,也可以是在发布会主题基础上做的一些延伸。
1、预热期宣传
       所有的宣传活动,都分为线上宣传、线下宣传或者二者的结合。预热期的宣传也是这样的,而为了达到四两拨千斤的效果,预热期更侧重线上宣传。发布会预热期一般指的是发布会正式召开的前一周,这段期间主要传播目的就是扩大发布会的声势,向外界传达出XX要举办一个什么样的发布会的消息。常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、倒计时海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。如果一个发布会规模比较大,预算比较多,运营人员很充足,可以将上述方式全部选择,从而将宣传效果最大化。如果预算有限,人力有限的情况下,完成倒计时海报、图片邀请函以及报纸广告的宣传,也能取得一定的发布会宣传效果。
2、举办期宣传
发布会的举办期宣传,往往在发布会召开前后三天进行,包括发布召开倒数第一天,发布会举办当天和发布会结束后第一天,这个期间主要的宣传侧重点,就是流露部分发布会的重要看点内容,因为之前有了预热期的铺垫,整个发布会的参会人数也有基本保证。举办期常见的宣传方式有大咖站台宣传、视频宣传、直播宣传等。
3、延续期宣传
       发布会的结束,并不意味着宣传的结束。延续期宣传,指的就是,在发布会结束后的一周内继续宣传,趁着发布会结束的余温,继续趁热打铁,往往能起到锦上添花的宣传效果。
发布会结束后,常规来说,主要进行三方面的宣传。第一是宣传发布会通稿,在各大媒体网站进行宣传;第二是邀约一些KOL(意见领袖)进行写稿,分享对发布会的思考,俗称KOL的软广;第三,是邀请一些记者报道,对公司或者负责人进行专访和深度报道,揭秘一些公司发布会背后的精彩内容。需要注意的是,发布会通稿往往是在发布会开始前就准备好的内容,突出了此次活动亮点以及一些嘉宾精彩发言,用于再次传播发布会的精神内涵。对KOL进行约稿,一般都会找一些与产品匹配度比较高,且参加过发布会的KOL,进行各种维度的约稿,让其以行业观察者或用户的身份对公司新品进行一次宣传。
二、发布会资源落地线
       在进行了轰轰烈烈的发布会宣传的同时,还有一条非常重要的线,我们不能忘记,那就是发布会资源落地线,这关乎到发布会能否正常举办。发布会资源的落地,主要分为3类:人的准备、物料的准备和场地的准备。
1、人的准备
       发布会人的方面的准备包括三种:第一个指的是参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会;第二个:指的是参加此次发布会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次发布会的参与人数;第三个,指的是活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证发布会活动的顺利召开。
嘉宾的确定,往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,最好能有专人维护对接,直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视,其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。
       发布会观众的招募,也需要在策划发布会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,最好大于实际现场能容纳的参与人数,因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。
       发布会工作人员的确定,需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表,将工作职责分配到人,专人专岗,并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。
2、物料的准备
       物料的准备,主要包括两种:第一个是指的发布会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等;第二种,指的是发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
       因为这些物料都需要一定的制作周期,比如视频,需要经历脚本文案的确定、拍摄、剪辑、最终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选、打样、批量制作、运送等过程。每一种物料的确认,一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长,物料准备的截止时间,就是预热期结束时,也就是说,发布会前一天,所有的物料,必须全部准备到位。
3、场地的准备
       场地的准备,包括两个步骤:第一步是策划发布会阶段,需要挑选合适的活动场地;第二个是,发布会召开前夕,发布会现场需要布置完毕。
常见的发布会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比最合适的场地。
       在布置发布会现场时,需要提前设计布置方案,合理规划发布会现场的各个区域,包括检票区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下,布置场地的工作,交给一个靠谱的外包活动策划供应商来做,往往效果看起来会更专业,主办方也能更省心。
       综上,当我们考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后,此次发布会的筹办就基本准备完毕了。仔细阅读后发现,我们完成由内而外,从核心到整体的筹办工作,这样的一个思路,对除了举办发布会之外的大型活动,也能起到一定的借鉴意义。
但是,还是有一些点也需要大家注意,筹办发布会是一个系统性的工作,最好能进行团队化协作,互补不同工作人员的优势,单靠一个人的力量几乎不可能完成。筹办发布会的过程中需要大量的准备工作,做好进度的把控非常重要,作为负责人,对于发布会各个准备环节的进度,一定要做到心中有数,稳步推进。发布会是一个巨大的工程,耗时耗力,我们需要细心细心再细心,检查检查再检查,随时迭代优化,做好备选方案。
       从策划到执行一场发布会,是一个非常辛苦的过程,有身体的累,也有心理的累。我们经常会感叹,看着发布会从想法到落地实行,就像看着我们的一个孩子从孕育到出生一样,相信每个做过大型活动的运营人,都会有类似体会。不过我们那些痛苦的、懊恼的、沮丧的经历,最后不统统都会变成我们的成长么?
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